Dokument

Dokument som är publicerade på webbplatsen från och med 23 september 2018 omfattas av lagen, och behöver därför tillgänglighetsanpassas. I universitetets bild- och mediebank finns tillgänglighetsanpassade mallar och instruktioner som du kan använda när du skapar nya digitala dokument.

Hellre en webbsida än ett dokument

Innan du tillgänglighetsanpassar ditt dokument, fundera på om informationen kan presenteras som en webbsida istället. En webbsida är bättre ur ett tillgänglighetsperspektiv än ett dokument. Om du ändå måste publicera ett dokument är formatet PDF att föredra.

En del blanketter (till exempel i formaten PDF och Word) kan ersättas med webbformulär.

Tillfällen när dokument bör användas

  • Dokument som är väldigt långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format.
  • Statiska dokument såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner där det är viktigt att dokumentets layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
  • För att presentera matematiska formler.
  • Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt.
  • Dokument som innehåller tabeller med många kolumner.

Lagkraven för dokument

Dokument som är publicerade på webbplatsen från och med 23 september 2018 omfattas av lagen, och behöver därför tillgänglighetsanpassas. Även en del äldre dokument omfattas av lagkraven. Så här står det på webbriktlinjer.se:

Äldre dokument (som offentliggjorts innan den 23 september 2018) undantas från kraven, såvida de inte ”behövs för att genomföra de aktiva administrativa förfaranden som följer av den berörda myndighetens uppgifter” (exempelvis blanketter som fortfarande används).

Tips på hur du skapar tillgängliga PDF-filer

Universitetets tillgänglighetsanpassade mallar för digitala dokument

En övergripande LU-mall för Worddokument har tagits fram med tillhörande instruktioner om hur den ska användas. Paketet med LU-Wordmallar innehåller nu även denna tillgänglighetsanpassade version, som ska användas för digitala dokument. Inom kort kommer även tillgänglighetsanpassade brevmallar med sublogotyper.

En del av de befintliga layoutmallarna för Indesign är också uppdaterade för tillgänglighetsanpassning, med tillhörande instruktioner.

Tillgänglighetsanpassade mallar för PowerPoint kommer senare i höst.

Med mallarna följer även instruktioner för hur du kontrollerar och justerar exporterade PDF-filer i programmet Adobe Acrobat Pro.

Tillgänglighetsanpassade dokumentmallar är inte detsamma som tillgänglighetssäkrade dokument.

Viktigt att tänka på är att tillgänglighetsanpassade dokumentmallar inte automatiskt är detsamma som tillgänglighetssäkrade dokument. Det går fortfarande att göra fel, till exempel glömma att skapa alternativ-texter för bilder, eller sätta en felaktig rubrikstruktur. Se därför till att alltid göra en tillgänglighetskontroll av ditt dokument innan du publicerar det på en webbplats. PDF-filer kontrollerar du i Adobe Acrobat Pro, där du måste göra både en automatisk och manuell kontroll. Worddokument kontrollerar du via den inbyggda tillgänglighetsfunktionen som finns i Word.

Hjälp med tillgänglighetsanpassning

Universitetets eget tryckeri Media-Tryck tillgänglighetsanpassar dokument som de själva producerar åt kund eller då de får tillgång till originaldokument från kunden. Media-Tryck kan i mån av tid även anpassa färdiga PDF:er. Kostnaden är i nuläget 100 kronor per sida i grundavgift.

Mejla förfrågan till media-tryck [at] service [dot] lu [dot] se.