Webbformulär
Drupal ger stora möjligheter i skapandet av webbformulär men är också ett stort och komplext verktyg. Du kan till exempel skapa webbformulär för att göra enkätundersökningar, inhämta intresseanmälningar för en konferens eller som en kontaktväg för besökare som vill komma i kontakt med din verksamhet - men för att skapa bra webbformulär behöver du ha en grundläggande förståelse för hur webbformulär i Drupal fungerar.
Webbformulär och webbformulärsidor
När dina besökare möts av ett webbformulär på din webbplats möter de en helhet som bygger på två olika delar:
- Webform som är en innehållstyp.
- Webform page som är en sidtyp.
Du behöver arbeta med båda delar. Du skapar en sida, webform page, i vilken du lägger en innehållskomponent, ett webform. Tillsammans utgör dessa två ett komplett webbformulär som dina webbplatsbesökare kan använda.
Webbformulär och behörigheter
Det finns två saker att tänka på då det gäller behörigheter till webbformulär i Drupal. Behörigheterna kommer man åt under Settings > Access.
Det första handlar om vem som ska få skicka in formulär. I vårt fall med Drupal på Lunds universitet är det ju i princip bara webbredaktörer och andra innehållsansvariga som har möjlighet att logga in på webbplatsen. För att fylla i ett webbformulär ska man i normalfallet aldrig vara tvungen att vara inloggad. Det är också förinställningen: Under Create Submissions är det ikryssat att Anonymous user ska ha den behörigheten.
Det andra handlar om vem som ska ha möjlighet att redigera webbformuläret och att ta del av vad som skickats in. Det kan en webbplatsadministratör hantera på två olika sätt. Drupal har en behörighet, Webform editor, som ger en generell behörighet att jobba med webbformulär på webbplatsen. Den kan du tilldela en användare, och på det viset ge den användaren tillgång till alla webbformulär på webbplatsen, med hjälp av de vanliga användarinställningarna.
Ytterligare ett alternativ till detta är att skrolla ner i listan över behörigheter fram till Administer webform & submissions. Den inställningen gäller just det här webbformuläret. Kryssa inte i någon av rutorna under Roles. Kryssar du till exempel i "Personel" så säger du att alla användare med den behörigheten på webbplatsen ska ha rätt att "Administer webform & submissions". Under Users söker du istället med hjälp av Lucat-id upp den enskilda användare som ska ha behörighet till det här formuläret (du måste dessförinnan ha skapat den användaren på din webbplats).
Webform
Webbform är som sagt en innehållskomponent som består av olika element. Genom att kombinera dessa olika element skapar du ett formulär som går att återanvända. För att webforms ska bli visuellt synliga och möjliga att använda för besökare måste du placera dem i webform pages, annars syns de ingenstans utan ligger bara i ditt innehållsbibliotek.
Utforska gärna verktyget på egen hand. Ett webbformulär kan innehålla många komponenter och variationer. Prova gärna själv att skapa ett testformulär med Drupals alla komponenter för att lära dig mer om hur de fungerar. Skicka resultatet i webbformuläret till dig själv och testa att använda olika kombinationer för att se hur resultatet blir.
Olika element och deras användningsområden
- Checkbox: Ger ett formulärelement för en enskild kryssruta.
- Hidden: Ger ett formulärelement för ett HTML-ingångselement som är "dolt".
- Textarea: Ett formulärelement för inmatning av text på flera rader.
- Textfield: Ett formulärelement för inmatning av en enradig text.
- CAPTCHA: Ger ett formulärelement som avgör/testar om användaren är mänsklig.
- Email: Ger ett formulärelement för att ange en e-postadress.
- Height (feet/inches): Ger ett formelement för att samla in höjd i fot och tum.
- Number: Ger ett formulärelement för numerisk inmatning, med särskild numerisk validering.
- Scale: Ett formulärelement för inmatning av en numerisk skala.
- Telephone: Ger ett formulärelement för inmatning av ett telefonnummer.
- URL: Ger ett formulärelement för inmatning av en URL.
- Basic HTML: Ger ett element för att återge grundläggande HTML-markering.
- Personal data information: Här finns information om hur man samlar in personuppgifter.
- View: Ger ett element för inbäddning av en vy. Endast användare som kan "Administrera vyer" eller "Redigera källkoden för webbformulär" kan skapa och uppdatera det här elementet.
- Checkboxes: Ger ett formulärelement för en uppsättning/flera kryssrutor.
- Likert: Ger ett formulärelement där användarna kan svara på flera frågor med hjälp av en Likert-skala.
- Radios: Ger ett formulärelement för en uppsättning radioknappar.
- Select: Ger ett formulärelement för en rullgardinsmeny eller rullande valruta. Här kan man även välja att lägga till en rullista med alla världens länder.
- Date: Ger ett formulärelement för val av datum.
- Time: Ger ett formulärelement för tidsval.
- Details: Ger ett interaktivt element som användaren kan öppna och stänga.
- Fieldset: Ger ett element för en grupp av formulärelement.
- Section: Ger ett element för en sektion/grupp av formulärelement.
- Table: Ger ett element för att återge en tabell.
- Document file: Ger ett formulärelement för att ladda upp och spara ett dokument.
- File: Ger ett formulärelement för att ladda upp och spara en fil.
- Image file: Ger ett formulärelement för att ladda upp och spara en bildfil.
Webform page
Webform page är en sidtyp som används för att visa upp webforms. En webform page har en huvudrubrik, kicker, ingress och ett fält där ett webform från innehållsbiblioteket hämtas och placera. Din webform page går att placera i webbplatsens menystruktur. Du hittar information om hur du skapar en webform page under informationen om sidor, eller genom att följa länken nedan.
Goda råd och rekommendationer
Om ditt webbformulär hämtar in någon form av personuppgifter, så behöver du tänka på ifall du bör informera besökarna om detta, beroende på i vilket sammanhang formuläret används.
Tänk på att inte använda formulär i Drupal om du arbetar med känslig eller sekretessbelagd data.
Läs mer om hantering av personuppgifter i e-post på Medarbetarwebben
Läs mer om känsliga personuppgifter
Exempel
Ett exempel på hur du kan informera om hur personuppgifter hanteras, är att på slutet i formuläret lägga till ett så kallat "markup element" som heter "Basic HTML", och i detta lägga till en text som exempelvis:
"När du skickar in detta formulär till Lunds universitet behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Mer om hur dina personuppgifter behandlas hittar du på Lunds universitets webbplats: https://www.lu.se/start/behandling-av-personuppgifter-vid-lunds-universitet"
På engelska:
"When you submit the answers in this webform to Lund University, your personal data is processed in accordance with existing legislation. To find out more about the processing of your personal data, visit the Lund University website: https://www.lunduniversity.lu.se/about/contact-us/processing-of-personal-data-at-lund-university"
Du kan också använda dig av en "checkbox" eller "radio button" om du behöver få samtycke från besökaren av insamling av personuppgifter.
För att göra det enklare och smidigare för användare att fylla i formulär, inte minst för personer med kognitiva funktionsnedsättningar, finns funktionen ”Autocomplete” att aktivera i de olika typerna av inmatningsfält. Denna funktion ger förslag på vad som ska fyllas i fältet, och fyller i denna, baserat på vad som tidigare skrivits i liknande fält. Denna information är lagrad i användarens webbläsare.
När du redigerar ett element i ditt formulär, så finns inställningen ”Autocomplete” under fliken ”General”. Som standard är denna inställd på ”on”. Om elementet exempelvis är av typen ”Email” eller ”Telephone”, så räcker det att inställningen är satt till ”on”, då kommer inmatningsfältet automatiskt ge användaren förslag på tidigare ifylld e-post eller telefonnummer.
Om elementet däremot är av en mer generell typ, till exempel ”text field” eller ”text area”, så kan du ange vilken typ av information fältet ska samla in. Gå till inställningen ”Autocomplete” och välj alternativet ”Autofill…” i listan. Välj därefter vilken typ av användarinformation fältet ska hämta i listan under ”Autocomplete autofill”. När du är klar trycker du på Save.
Om ett inmatningsfält däremot ska samla in information som endast används vid ett tillfälle, kan du sätta ”Autocomplete” till ”Off”.
Support
Har du frågor om Drupal eller den universitetsgemensamma lösningen?
Kontakta supporten via e-post på servicedesk [at] lu [dot] se och ange URL för webbplatsen eller den specifika sidan det gäller.