Av tillgänglighetsskäl måste språk för evenemangtexten anges.

Under "Choose Language" väljer du vilket språk du använder för att beskriva evenemanget i kalendariet. Inställningen är obligatorisk därför att den har med tillgänglighet att göra. Språkvalet hjälper till exempel eventuella skärmläsare som synskadade använder att avgöra vilket uttal de ska använda när de läser upp texten. Språkvalet gäller hela evenemanget, vilket innebär att om du vill beskriva ditt evenemang på både svenska och engelska så måste du skapa två olika evenemang.

(Jämför med det frivilliga fältet "Language" nedan som handlar om vilket språk som evenemanget hålls på). 

I fältet title anges evenemangets rubrik. Detta fält är obligatoriskt och behöver vara informativt och beskriva det aktuella evenemangets innehåll.

Evenemangets huvudbild läggs till med hjälp av mediefältet även om det också går att lägga till media i brödtextfältet. Under Add media har du möjlighet att välja en bild eller video för att illustrera evenemanget.

Observera att om du återanvänder en bild så gäller det att du ändrar bildtexten på rätt sätt. Det finns en lokal bildtext för varje förekomst av bilden, men också en global bildtext som används om ingen lokal bildtext angetts. Om du ändrar den globala bildtexten så slår den ändringen igenom på alla ställen där ingen lokal bildtext har angivits. Den lokala bildtexten ändrar du i fältet "Local media caption".

Klicka på knappen "Add new or existing media" för att lägga in ett medieinnehåll.

I mediafältet kan bilder och videor läggas till. Via de olika flikarna kan du antingen ladda upp nya bilder eller återanvända bilder som du laddat upp tidigare. Det krävs ingen särskild inbäddningskod för exempelvis Youtube-klipp, utan det räcker med länken till Youtube-sidan där den aktuella videon visas.

Tänk på att undvika stående bilder eftersom det inte passar med den universitetsgemensamma webbmallen. Stående bilder tar mycket plats på höjden – plats som särskilt sidbesökaren med mobil måste skrolla förbi innan hen når huvudinnehållet.

Skriv under Lead en ingress som väcker intresse och lockar till läsning. Den bör vara kort och gärna sammanfatta evenemanget och lyfta fram det viktigaste. Ingressen är inte obligatorisk, men vi rekommenderar ändå att du använder den.

Här skriver du mer utförligt om vad evenemanget innebär. Här passar till exempel ett program eller mer praktisk information. Fältet är obligatoriskt.

• Start and end date: Start- och sluttid för evenemanget anger du här. Du kan också välja bort att visa upp sluttiden genom att kryssa ur rutan "Show end date". Fältet för sluttid försvinner inte från formuläret, men det du skriver där kommer inte att visas. Sekundangivelserna visas heller inte utåt. Fälten är obligatoriska.
• Location: Platsen för evenemanget skriver du in här, så att besökarna vet vart de ska bege sig, i den vanliga världen eller digitalt. Exempel: "Skissernas hus", "Zoom". Fältet är obligatoriskt.
• Contact: Du måste fylla i en e-postadress till en kontaktperson så att deltagare vet vem de kan höra av sig till för att ställa frågor. Fältet är obligatoriskt.  

Det finns möjlighet att lägga till extra information som presenteras i en separat ruta.

• Geo location: Om du har geokoordinaterna (latitud och longitud) för lokalen där evenemanget hålls, så kan du fylla i dem här. Då skapas en länk till Google Maps där platsen märks ut på en karta. Koordinater för en plats kan du själv få fram genom att klicka på en plats i exempelvis Google Maps.
• Admission fee: Under Admission fee anger du kostnaden för att delta i evenemanget. Om evenemanget är gratis så kan du antingen låta bli att skriva något här (då visas ingenting), eller, för att understryka att det är gratis, skriva "0" (noll) så blir det extra tydligt. Skriv inte ut valutan utan bara siffrorna.
• Target audience: I fältet "Target audience" anger du målgruppen för evenemanget, till exempel "studenter", "forskare" eller "barn och unga".
• Language: Det frivilliga fältet "Language" handlar om vilket språk som evenemanget hålls på, som en information till gästerna. (Jämför med det obligatoriska fältet "Choose Language" ovan som är en tillgänglighetsinställning.)

Under fältet Category väljer du ett alternativ i listan, till exempel "utställning". Det finns fördefinierade kategorier som gäller alla kalendarier inom Lunds universitet, men den som är webbplatsansvarig har också möjlighet att lägga till egna lokala kategorier i webbplatsens övergripande inställningar. Du lägger till nya kategorier i administrationsmenyn under Manage > Taxonomy > Calendar categories. Tryck på "+ Add term" för att skapa en ny kategori. 

Vill du att ett evenemang ska publiceras automatiskt i framtiden så kan du schemalägga det under "Scheduling options", som återfinns i högerspalten. Klicka på ordet "Scheduling options" så fälls fälten "Publish on" och "Unpublish on" ut. Ange datum i kalendern som visas då du klickar i datumfältet, och skriv in tiden i fältet intill. Anger du ingen tid för avpublicering så ligger evenemanget kvar tills du tar bort den manuellt.